GUtech Junior Admin Officer – Graduate School Jobs in Oman | وظائف مسؤول إداري مبتدئ بكلية الدراسات العليا لدى GUtech في عُمان

German University of Technology in Oman – GUtech is seeking a well-organised Junior Admin Officer – Graduate School to support the administration, promotion, and delivery of postgraduate programmes in Muscat, Oman.

تعلن الجامعة الألمانية للتكنولوجيا في عُمان – GUtech عن توفر فرصة وظيفية لمنصب مسؤول إداري مبتدئ – كلية الدراسات العليا لدعم إدارة برامج الدراسات العليا والترويج لها وتنفيذها في مسقط، سلطنة عُمان.

Available Job | الوظيفة المتاحة

• Junior Admin Officer – Graduate School | مسؤول إداري مبتدئ – كلية الدراسات العليا

Job Details | تفاصيل الوظيفة

Company: German University of Technology in Oman – GUtech

جهة التوظيف: الجامعة الألمانية للتكنولوجيا في عُمان – GUtech

Job Title: Junior Admin Officer – Graduate School

المسمى الوظيفي: مسؤول إداري مبتدئ – كلية الدراسات العليا

Functional Role: Graduate Studies Executive

الدور الوظيفي: مسؤول تنفيذي للدراسات العليا

Location: Muscat, Oman

الموقع: مسقط، سلطنة عُمان

Employment Type: Full-time

نوع الدوام: دوام كامل

Seniority Level: Entry level

المستوى الوظيفي: مستوى مبتدئ

Professional Area: Higher Education Administration

المجال المهني: الإدارة في قطاع التعليم العالي

Role Summary | ملخص الوظيفة

The Junior Admin Officer will support the day-to-day operations of the Graduate School and help ensure that postgraduate programmes are administered and delivered efficiently.

The position covers graduate admissions, prospective-student enquiries, student services, academic administration, programme scheduling, recruitment activities, examinations, records, and graduation support.

The role requires regular communication with prospective and current students, faculty members, academic departments, university teams, and external stakeholders.

سيدعم المسؤول الإداري المبتدئ العمليات اليومية لكلية الدراسات العليا، ويساعد في ضمان إدارة برامج الدراسات العليا وتنفيذها بكفاءة.

تشمل الوظيفة القبول في برامج الدراسات العليا والرد على استفسارات المتقدمين وخدمات الطلاب والإدارة الأكاديمية وتنسيق الجداول والأنشطة التعريفية والاختبارات والسجلات ودعم إجراءات التخرج.

وتتطلب الوظيفة تواصلًا منتظمًا مع الطلاب المحتملين والحاليين وأعضاء هيئة التدريس والأقسام الأكاديمية وفرق الجامعة وأصحاب المصلحة الخارجيين.

Prospective Student Enquiries | استفسارات الطلاب المحتملين

• Manage enquiries from individuals interested in postgraduate study.
• Provide accurate information about available graduate programmes.
• Explain admission requirements and application procedures.
• Provide available information concerning scholarships and funding opportunities.
• Respond to enquiries through approved communication channels.
• Guide prospective students toward the appropriate programme or university contact.
• Maintain professional and timely communication with applicants.
• Record enquiries and follow-up activities where required.
• Ensure information provided remains accurate and current.

استفسارات الطلاب المحتملين

• إدارة استفسارات الراغبين في الالتحاق ببرامج الدراسات العليا.
• تقديم معلومات دقيقة عن البرامج المتاحة.
• شرح متطلبات القبول وإجراءات تقديم الطلبات.
• تقديم المعلومات المتاحة بشأن المنح وفرص التمويل.
• الرد على الاستفسارات عبر قنوات الاتصال المعتمدة.
• توجيه الطلاب المحتملين إلى البرنامج أو جهة الاتصال المناسبة.
• المحافظة على تواصل مهني وفي الوقت المناسب مع المتقدمين.
• تسجيل الاستفسارات وأنشطة المتابعة عند الحاجة.
• ضمان دقة وحداثة المعلومات المقدمة.

Graduate Admissions Coordination | تنسيق القبول بالدراسات العليا

• Coordinate the graduate-admissions process.
• Track submitted applications and their current status.
• Review applications for required supporting documents.
• Verify that submitted documents meet the stated requirements.
• Communicate with applicants regarding incomplete information.
• Coordinate application reviews with the relevant academic departments.
• Prepare admissions-related correspondence and notifications.
• Maintain accurate applicant records.
• Prepare periodic admissions reports and statistics.
• Protect confidential applicant information.

تنسيق القبول بالدراسات العليا

• تنسيق إجراءات القبول في برامج الدراسات العليا.
• متابعة الطلبات المقدمة وحالتها الحالية.
• مراجعة الطلبات للتأكد من وجود المستندات الداعمة المطلوبة.
• التحقق من توافق المستندات المقدمة مع المتطلبات المحددة.
• التواصل مع المتقدمين بشأن البيانات أو الوثائق الناقصة.
• تنسيق مراجعة الطلبات مع الأقسام الأكاديمية المعنية.
• إعداد مراسلات وإشعارات القبول.
• المحافظة على دقة سجلات المتقدمين.
• إعداد تقارير وإحصاءات دورية عن القبول.
• حماية سرية معلومات المتقدمين.

Programme Planning and Delivery | تخطيط البرامج وتنفيذها

• Support the planning and delivery of postgraduate programmes.
• Coordinate with academic departments and faculty members.
• Assist in preparing programme schedules and academic calendars.
• Confirm teaching dates, sessions, and programme requirements.
• Coordinate the availability of classrooms and learning facilities.
• Communicate schedule updates to students and faculty.
• Support programme orientations and introductory sessions.
• Monitor administrative arrangements during programme delivery.
• Identify logistical issues and coordinate appropriate solutions.
• Maintain programme documentation and schedules.

تخطيط البرامج وتنفيذها

• دعم تخطيط وتنفيذ برامج الدراسات العليا.
• التنسيق مع الأقسام الأكاديمية وأعضاء هيئة التدريس.
• المساعدة في إعداد جداول البرامج والتقويمات الأكاديمية.
• تأكيد مواعيد التدريس والجلسات ومتطلبات البرامج.
• تنسيق توفر القاعات والمرافق التعليمية.
• إبلاغ الطلاب وأعضاء هيئة التدريس بتحديثات الجداول.
• دعم الجلسات التعريفية وبرامج التوجيه.
• متابعة الترتيبات الإدارية أثناء تنفيذ البرامج.
• تحديد المشكلات اللوجستية وتنسيق الحلول المناسبة.
• المحافظة على وثائق البرامج وجداولها.

Academic Administration | الإدارة الأكاديمية

• Support routine academic-administration activities.
• Coordinate programme timetables.
• Maintain accurate academic and student information.
• Prepare administrative documents for faculty and students.
• Support registration and course-enrolment processes.
• Assist with changes to student or programme records.
• Coordinate academic deadlines and required submissions.
• Follow approved university policies and procedures.
• Support preparation for academic meetings.
• Maintain organised electronic and physical records.

الإدارة الأكاديمية

• دعم أنشطة الإدارة الأكاديمية اليومية.
• تنسيق الجداول الزمنية للبرامج.
• المحافظة على دقة المعلومات الأكاديمية وبيانات الطلاب.
• إعداد المستندات الإدارية لأعضاء هيئة التدريس والطلاب.
• دعم إجراءات التسجيل والالتحاق بالمقررات.
• المساعدة في تحديث سجلات الطلاب أو البرامج.
• تنسيق المواعيد الأكاديمية النهائية والمستندات المطلوبة.
• اتباع سياسات وإجراءات الجامعة المعتمدة.
• دعم التحضير للاجتماعات الأكاديمية.
• المحافظة على تنظيم السجلات الإلكترونية والورقية.

Student Services | خدمات طلاب الدراسات العليا

• Serve as a primary point of contact for current graduate students.
• Respond to academic and administrative enquiries.
• Guide students to the correct university service or department.
• Support students with programme schedules and administrative procedures.
• Provide information concerning deadlines, examinations, and graduation requirements.
• Maintain professional and supportive communication.
• Record significant enquiries and follow-up actions.
• Escalate complex matters to the appropriate manager or academic department.
• Support an efficient and positive student experience.
• Protect the confidentiality of student information.

خدمات طلاب الدراسات العليا

• العمل كنقطة اتصال أساسية لطلاب الدراسات العليا الحاليين.
• الرد على الاستفسارات الأكاديمية والإدارية.
• توجيه الطلاب إلى الخدمة أو القسم الجامعي المناسب.
• مساعدة الطلاب في الجداول وإجراءات البرامج الإدارية.
• تقديم معلومات عن المواعيد والاختبارات ومتطلبات التخرج.
• المحافظة على تواصل مهني وداعم.
• تسجيل الاستفسارات المهمة وإجراءات المتابعة.
• تصعيد المسائل المعقدة إلى المدير أو القسم الأكاديمي المختص.
• دعم توفير تجربة طلابية إيجابية وفعالة.
• حماية سرية معلومات الطلاب.

Examinations and Assessments | الاختبارات والتقييمات

• Support the administrative coordination of examinations.
• Confirm examination dates, rooms, and logistical requirements.
• Communicate approved examination information to students and faculty.
• Prepare examination-related lists and documents.
• Coordinate with relevant university departments.
• Maintain accurate assessment and examination records.
• Support the secure handling of authorised examination materials.
• Record and report administrative issues.
• Assist in completing post-examination documentation.

الاختبارات والتقييمات

• دعم التنسيق الإداري للاختبارات.
• تأكيد مواعيد الاختبارات والقاعات والمتطلبات اللوجستية.
• إبلاغ الطلاب وأعضاء هيئة التدريس بالمعلومات المعتمدة.
• إعداد القوائم والمستندات المرتبطة بالاختبارات.
• التنسيق مع إدارات الجامعة المعنية.
• المحافظة على دقة سجلات التقييم والاختبارات.
• دعم التعامل الآمن مع مواد الاختبارات المصرح بها.
• تسجيل المشكلات الإدارية والإبلاغ عنها.
• المساعدة في استكمال المستندات بعد الاختبارات.

Student Records | سجلات الطلاب

• Maintain accurate postgraduate-student records.
• Update approved changes to student information.
• Organise academic and administrative documents.
• Ensure records are complete and easily retrievable.
• Protect records from unauthorised access.
• Follow applicable data-protection and university requirements.
• Support preparation of authorised reports and statistics.
• Identify missing or inconsistent information.
• Coordinate corrections through the approved process.

سجلات الطلاب

• المحافظة على دقة سجلات طلاب الدراسات العليا.
• تحديث التغييرات المعتمدة على بيانات الطلاب.
• تنظيم المستندات الأكاديمية والإدارية.
• ضمان اكتمال السجلات وسهولة الوصول إليها.
• حماية السجلات من الوصول غير المصرح به.
• اتباع متطلبات حماية البيانات وسياسات الجامعة.
• دعم إعداد التقارير والإحصاءات المصرح بها.
• تحديد المعلومات الناقصة أو غير المتسقة.
• تنسيق التصحيحات من خلال الإجراءات المعتمدة.

Graduation Activities | أنشطة التخرج

• Support administrative preparations for postgraduate graduation.
• Review student information required for graduation activities.
• Coordinate graduation-related documentation.
• Communicate approved instructions and deadlines to students.
• Work with university teams involved in graduation planning.
• Assist with ceremony lists and logistical arrangements.
• Support the verification of programme-completion information.
• Maintain accurate records of completed activities.

أنشطة التخرج

• دعم الاستعدادات الإدارية لتخرج طلاب الدراسات العليا.
• مراجعة بيانات الطلاب المطلوبة لأنشطة التخرج.
• تنسيق المستندات المرتبطة بالتخرج.
• إبلاغ الطلاب بالتعليمات والمواعيد المعتمدة.
• التعاون مع فرق الجامعة المشاركة في تخطيط التخرج.
• المساعدة في إعداد القوائم والترتيبات اللوجستية للحفل.
• دعم التحقق من معلومات إكمال البرامج.
• المحافظة على سجلات دقيقة للأنشطة المكتملة.

Programme Promotion and Recruitment | الترويج للبرامج واستقطاب الطلاب

• Support activities promoting postgraduate programmes.
• Assist with recruitment events and information sessions.
• Prepare or update approved programme information.
• Coordinate with marketing and communications teams when required.
• Respond to prospective-student questions during recruitment activities.
• Support open days, fairs, and university events.
• Maintain lists of prospects and event participants where required.
• Collect feedback and support follow-up communication.
• Ensure promotional information is accurate and consistent.

الترويج للبرامج واستقطاب الطلاب

• دعم الأنشطة الترويجية لبرامج الدراسات العليا.
• المساعدة في فعاليات الاستقطاب والجلسات التعريفية.
• إعداد أو تحديث معلومات البرامج المعتمدة.
• التنسيق مع فرق التسويق والاتصالات عند الحاجة.
• الرد على أسئلة الطلاب المحتملين خلال أنشطة الاستقطاب.
• دعم الأيام المفتوحة والمعارض والفعاليات الجامعية.
• الاحتفاظ بقوائم المهتمين والمشاركين عند الحاجة.
• جمع الملاحظات ودعم التواصل اللاحق.
• ضمان دقة واتساق المعلومات الترويجية.

Communication and Stakeholder Coordination | التواصل وتنسيق أصحاب المصلحة

• Communicate with prospective and current students.
• Coordinate regularly with faculty members and academic departments.
• Maintain professional relationships with internal university teams.
• Communicate with external stakeholders when authorised.
• Prepare clear emails, notices, reports, and administrative correspondence.
• Follow up on outstanding requests and actions.
• Share information accurately and within required deadlines.
• Escalate sensitive or complex matters appropriately.
• Maintain a professional and service-focused approach.

التواصل وتنسيق أصحاب المصلحة

• التواصل مع الطلاب المحتملين والحاليين.
• التنسيق المنتظم مع أعضاء هيئة التدريس والأقسام الأكاديمية.
• المحافظة على علاقات مهنية مع فرق الجامعة الداخلية.
• التواصل مع الجهات الخارجية عند التصريح بذلك.
• إعداد رسائل وإعلانات وتقارير ومراسلات إدارية واضحة.
• متابعة الطلبات والإجراءات المعلقة.
• مشاركة المعلومات بدقة وضمن المواعيد المطلوبة.
• تصعيد المسائل الحساسة أو المعقدة بصورة مناسبة.
• اتباع نهج مهني يركز على جودة الخدمة.

Relevant Skills | المهارات ذات الصلة

• Higher-education administration.
• Graduate admissions coordination.
• Student services.
• Academic programme administration.
• Application tracking and document verification.
• Programme scheduling and classroom logistics.
• Examination coordination.
• Student-record management.
• Graduation support.
• Recruitment-event coordination.
• Report preparation.
• Professional written and verbal communication.
• Organisation and attention to detail.
• Confidential information handling.
• Stakeholder coordination.

• إدارة مؤسسات التعليم العالي.
• تنسيق قبول الدراسات العليا.
• خدمات الطلاب.
• إدارة البرامج الأكاديمية.
• متابعة الطلبات والتحقق من المستندات.
• تنسيق الجداول والقاعات.
• تنسيق الاختبارات.
• إدارة سجلات الطلاب.
• دعم أنشطة التخرج.
• تنسيق فعاليات الاستقطاب.
• إعداد التقارير.
• التواصل المهني الكتابي والشفهي.
• التنظيم والاهتمام بالتفاصيل.
• التعامل مع المعلومات السرية.
• تنسيق أصحاب المصلحة.

Suitable Candidate Profile | الملف المناسب للمرشح

The position is suitable for a junior administrative professional interested in higher education, student services, admissions, academic coordination, or programme administration.

The ideal candidate should be organised, accurate, service-oriented, and capable of managing multiple administrative tasks while communicating professionally with students, faculty, and university stakeholders.

Strong attention to detail, time management, record-keeping, written communication, and confidence using standard office and administrative systems would support success in the role.

The vacancy information supplied did not specify a particular academic qualification, minimum number of years of experience, salary, or benefits.

تناسب الوظيفة متخصصًا إداريًا مبتدئًا مهتمًا بالتعليم العالي أو خدمات الطلاب أو القبول أو التنسيق الأكاديمي أو إدارة البرامج.

ينبغي أن يتمتع المرشح بالتنظيم والدقة والتركيز على جودة الخدمة والقدرة على إدارة مهام إدارية متعددة، مع التواصل المهني مع الطلاب وأعضاء هيئة التدريس وأصحاب المصلحة في الجامعة.

كما تساعد مهارات الاهتمام بالتفاصيل وإدارة الوقت وحفظ السجلات والاتصال الكتابي واستخدام الأنظمة المكتبية والإدارية على النجاح في هذا الدور.

لم تحدد معلومات الإعلان المرسلة مؤهلًا أكاديميًا معينًا أو حدًا أدنى لسنوات الخبرة أو راتبًا أو مزايا.

How to Apply | كيفية التقديم

Candidates should review the complete vacancy information and follow the application instructions available on the job page.

Applicants should submit an updated CV highlighting administrative support, student services, admissions, document verification, programme coordination, scheduling, record management, reporting, event support, and communication skills.

View Job Details and Apply | عرض تفاصيل الوظيفة والتقديم

ينبغي للمرشحين مراجعة معلومات الوظيفة الكاملة واتباع تعليمات التقديم المتاحة في صفحة الإعلان.

ويُنصح بإرسال سيرة ذاتية محدثة توضح الخبرة في الدعم الإداري وخدمات الطلاب والقبول والتحقق من المستندات وتنسيق البرامج والجداول وإدارة السجلات وإعداد التقارير ودعم الفعاليات ومهارات التواصل.

Application Tips | نصائح قبل التقديم

• Highlight experience in a university, school, training centre, or service-based organisation.
• Mention admissions, registration, student-services, or customer-service responsibilities.
• Describe experience tracking applications and verifying documents.
• Include examples of managing schedules, records, reports, or events.
• Mention office software and student-information systems you have used.
• Highlight professional English communication and report-writing skills.
• Include measurable examples of improving administrative efficiency.
• Do not include confidential applicant or student records in your CV.

• أبرز خبرتك في جامعة أو مدرسة أو مركز تدريب أو مؤسسة خدمية.
• اذكر مسؤوليات القبول أو التسجيل أو خدمات الطلاب أو خدمة العملاء.
• وضح خبرتك في متابعة الطلبات والتحقق من المستندات.
• أضف أمثلة على إدارة الجداول أو السجلات أو التقارير أو الفعاليات.
• اذكر البرامج المكتبية وأنظمة معلومات الطلاب التي استخدمتها.
• أبرز مهارات التواصل المهني وإعداد التقارير باللغة الإنجليزية.
• أضف أمثلة قابلة للقياس على تحسين كفاءة العمليات الإدارية.
• لا تضع سجلات سرية للمتقدمين أو الطلاب في سيرتك الذاتية.

Privacy and Confidentiality Notice | تنبيه الخصوصية والسرية

Applicants should not include confidential student files, applicant documents, examination records, scholarship decisions, identification documents, academic transcripts belonging to other people, or restricted university information in their CV or application materials.

يجب على المتقدمين عدم إدراج ملفات طلاب سرية أو مستندات متقدمين أو سجلات اختبارات أو قرارات منح أو وثائق هوية أو كشوف درجات تخص أشخاصًا آخرين أو معلومات جامعية مقيدة في السيرة الذاتية أو مستندات التقديم.

Important Notice | تنبيه مهم

This website is not the German University of Technology in Oman and does not guarantee selection or employment. Candidates should confirm that the vacancy remains available and use only the university’s authorised recruitment process.

Do not pay recruitment fees or provide passwords, banking information, student records, original identity documents, or confidential verification codes.

هذا الموقع ليس الجامعة الألمانية للتكنولوجيا في عُمان ولا يضمن القبول أو التعيين. يجب على المرشحين التأكد من استمرار توفر الوظيفة واستخدام إجراءات التوظيف المعتمدة لدى الجامعة فقط.

لا تدفع رسوم توظيف ولا تقدم كلمات المرور أو المعلومات المصرفية أو سجلات الطلاب أو مستندات الهوية الأصلية أو رموز التحقق السرية.