Property Operations Manager
About the job
A Property Operations Manager is responsible for the effective and efficient management of residential or commercial properties. Their role includes managing tenant relations, overseeing leasing and maintenance, ensuring compliance with regulations, and optimizing the property's financial performance. They collaborate closely with property owners, tenants, vendors, and other stakeholders to ensure smooth operations and maximize profitability. ↔
Responsibilities
- Tenant Relations: Address tenant inquiries, complaints, and concerns promptly and professionally. Maintain positive tenant relationships to ensure satisfaction and retention.
- Maintenance Coordination: Organize routine maintenance, repairs, and renovations. Supervise maintenance staff and contractors to ensure properties are well-maintained and meet safety standards.
- Regulatory Compliance: Ensure properties comply with all relevant Omani regulations, including municipal guidelines, building codes, and health and safety standards. Manage the renewal of Civil Defense certificates and coordinate with local authorities for inspections and certifications.
- Budget and Financial Management: Develop and manage property budgets, covering operating expenses, capital expenditures, and revenue projections. Monitor expenses and revenues to ensure financial targets are met.
- Financial Reporting: Prepare financial reports, forecasts, and statements for property owners. Analyze financial data for trends, variances, and improvement opportunities.
- Vendor Management: Maintain and oversee relationships with vendors, contractors, and service providers. Negotiate contracts, evaluate performance, and ensure cost-effective and high-quality services.
- Property Inspections: Conduct regular property inspections to assess conditions, identify maintenance needs, and address safety or compliance issues.
- Strategic Planning: Develop and implement strategies to enhance property value, optimize operations, and achieve long-term objectives. Identify and act on growth opportunities within the property portfolio.
- Vendor Coordination: Manage communication and activities with vendors and FM service providers, ensuring smooth operations, resolving service issues, and evaluating vendor performance based on SLAs.
- M&E Systems Maintenance: Schedule preventive and corrective maintenance for mechanical, electrical, and plumbing systems. Coordinate with contractors, monitor repairs, and minimize disruption to operations and tenants.
- Utility Billing: Calculate and issue utility bills for tenants based on electricity, chilled water, and water consumption. Ensure accurate readings, correct tariffs, and timely billing.
- Scope of Work Documentation: Prepare detailed scope of work for all operational and maintenance tasks to guide contractors in meeting building standards.
- Maintenance Requests: Manage tenant maintenance requests, coordinating with FM teams or vendors to resolve issues promptly and ensuring adherence to SLAs.
- Insurance Claims: Oversee the process of filing, managing, and settling insurance claims related to property damage or tenant issues. Liaise with insurance companies to ensure timely claim resolution.
Requirements & Skills
- Minimum 3 years of experience in property operations management.
- Strong communication and negotiation skills.
- In-depth understanding of the local market.
- Valid driver’s license and access to a vehicle.
- Fluency in English or Arabic (additional languages are an advantage).
- Background in civil or maintenance engineering preferred.
- Excellent organizational, multitasking, and time management skills.
- Strong written communication skills for reports and presentations.
- Good teamwork, analytical, and problem-solving abilities.
- Business acumen and knowledge of current affairs.
- Creativity, initiative, and the ability to work independently.
- Ability to work effectively under pressure.
Interested candidates may send their updated CV to: hr@hamptons.om
To apply please click here for available vacancies
مدير عمليات العقارات
عن الوظيفة
مدير عمليات العقارات مسؤول عن الإدارة الفعالة والكفؤة للعقارات السكنية أو التجارية. تتضمن دوره إدارة علاقات المستأجرين، الإشراف على التأجير والصيانة، ضمان الامتثال للوائح، وتحسين الأداء المالي للعقار. يتعاون بشكل وثيق مع مالكي العقارات، والمستأجرين، والموردين، وغيرهم من الأطراف المعنية لضمان سلاسة العمليات وزيادة الربحية.
المسؤوليات
- علاقات المستأجرين: معالجة استفسارات وشكاوى واهتمامات المستأجرين بسرعة واحترافية. الحفاظ على علاقات إيجابية مع المستأجرين لضمان الرضا والاحتفاظ بهم.
- تنسيق الصيانة: تنظيم الصيانة الروتينية والإصلاحات والتجديدات. الإشراف على موظفي الصيانة والمقاولين لضمان الحفاظ على العقارات وصيانتها وفقًا لمعايير السلامة.
- الامتثال التنظيمي: ضمان امتثال العقارات لجميع اللوائح العمانية ذات الصلة، بما في ذلك الإرشادات البلدية، ومعايير البناء، ومعايير الصحة والسلامة. إدارة تجديد شهادات الدفاع المدني والتنسيق مع السلطات المحلية للفحوصات والشهادات.
- إدارة الميزانية والمالية: تطوير وإدارة ميزانيات العقارات، بما في ذلك النفقات التشغيلية، والنفقات الرأسمالية، وتوقعات الإيرادات. مراقبة النفقات والإيرادات لضمان تحقيق الأهداف المالية.
- التقارير المالية: إعداد التقارير المالية، والتوقعات، والبيانات لمالكي العقارات. تحليل البيانات المالية لاكتشاف الاتجاهات، والفروقات، وفرص التحسين.
- إدارة الموردين: الحفاظ على العلاقات مع الموردين والمقاولين ومقدمي الخدمات. التفاوض على العقود، وتقييم الأداء، وضمان تقديم خدمات ذات تكلفة فعالة وعالية الجودة.
- فحوصات العقارات: إجراء فحوصات منتظمة للعقارات لتقييم الحالة، وتحديد احتياجات الصيانة، ومعالجة مسائل السلامة أو الامتثال.
- التخطيط الاستراتيجي: تطوير وتنفيذ استراتيجيات لتعزيز قيمة العقار، وتحسين العمليات، وتحقيق الأهداف طويلة المدى. تحديد الفرص للنمو داخل محفظة العقارات.
- تنسيق الموردين: إدارة التواصل والأنشطة مع الموردين ومقدمي خدمات إدارة المرافق، وضمان سلاسة العمليات، وحل مشاكل الخدمة، وتقييم أداء الموردين بناءً على اتفاقيات مستوى الخدمة.
- صيانة أنظمة الميكانيكا والكهرباء والسباكة: جدولة الصيانة الوقائية والتصحيحية للأنظمة الميكانيكية والكهربائية والسباكة. التنسيق مع المقاولين، ومراقبة الإصلاحات، وتقليل الاضطراب للعمليات والمستأجرين.
- فواتير المرافق: حساب وإصدار فواتير المرافق للمستأجرين بناءً على استهلاك الكهرباء والماء. ضمان دقة القراءات، والتعريفات الصحيحة، والفوترة في الوقت المناسب.
- توثيق نطاق العمل: إعداد نطاق عمل مفصل لجميع المهام التشغيلية والصيانة لإرشاد المقاولين في تلبية معايير البناء.
- طلبات الصيانة: إدارة طلبات الصيانة من المستأجرين، والتنسيق مع فرق إدارة المرافق أو الموردين لحل المشكلات بسرعة وضمان الالتزام باتفاقيات مستوى الخدمة.
- مطالبات التأمين: الإشراف على عملية تقديم وإدارة وتسوية مطالبات التأمين المتعلقة بأضرار العقارات أو مشاكل المستأجرين. التنسيق مع شركات التأمين لضمان تسوية المطالبات في الوقت المناسب.
المتطلبات والمهارات
- الحد الأدنى من 3 سنوات من الخبرة في إدارة عمليات العقارات.
- مهارات قوية في التواصل والتفاوض.
- فهم عميق للسوق المحلي.
- رخصة قيادة سارية والوصول إلى سيارة.
- إتقان اللغة الإنجليزية أو العربية (تعتبر اللغات الإضافية ميزة).
- يفضل أن يكون له خلفية في الهندسة المدنية أو صيانة الهندسة.
- مهارات تنظيمية وإدارة الوقت متعددة المهام ممتازة.
- مهارات قوية في الكتابة للتقارير والعروض التقديمية.
- قدرات جيدة في العمل الجماعي، والتحليل، وحل المشكلات.
- فطنة تجارية ومعرفة بالشؤون الحالية.
- الإبداع، والمبادرة، والقدرة على العمل بشكل مستقل.
- القدرة على العمل بفعالية تحت الضغط.
يمكن للمرشحين المهتمين إرسال سيرهم الذاتية المحدثة إلى: hr@hamptons.om
.png)
